La guía adjunta a continuación contiene todos los campos disponibles dentro de los  Registros familiares y de miembros, junto con las mejores prácticas y sugerencias para crear y mantener sus registros familiares y de miembros en su base de datos.  

 

Una base de datos limpia y actualizada es importante para mantener y le servirá bien cuando necesite comunicarse con sus feligreses, crear documentos, etiquetas, sobres y/o analizar datos específicos de la parroquia. Si sus datos están bien organizados y el uso de cada campo es coherente con todos y cada uno de los registros, su base de datos le proporcionará información detallada sobre su parroquia.  Los buenos datos permiten al Pastor, a la Oficina Parroquial, a los Grupos del Ministerio y a la Oficina de Ed religiosa personalizar su alcance a grupos y/o individuos específicos en su parroquia, así como ahorrar tiempo y dinero en la parroquia.  A continuación se presentan algunas prácticas recomendadas adicionales para ayudarle con el mantenimiento de su base de datos.

 

  • Mantenga su base de datos completa agregando nueva información directamente a medida que la recibe.
  • Cree convenciones de nomenclatura y configure un proceso interno para mantener la base de datos y asegúrese de que todos los miembros de su equipo entiendan este proceso y los estándares que se han establecido para la entrada de datos. Tener un formato estandarizado para los datos le ayuda a generar informes precisos y filtrar registros en función de los criterios exactos.  Muchos de nuestros clientes diocesanos han establecido sus propias pautas que pueden ser diferentes que lo que está en nuestras pautas adjuntas. Póngase en contacto con su diócesis para cualquier guía o procedimiento.
  • Los datos pueden venir de muchos recursos diferentes, notificaciones por correo devueltas, portal de miembros, correos electrónicos de un feligreses que actualice, actualización del censo, educación religiosa, funciones de la iglesia, etc. y pueden crear dificultades para mantener una base de datos actualizada.  Al conceder acceso a muchos usuarios, puede crear estragos en la base de datos.  Limite el acceso solo a los datos necesarios para que realicen las tareas que se les pidió que hicieran.  ( Registro de nuevos usuarios y Guía de administradores parroquiales para la seguridad del usuario  )
  • Un tiempo eficaz para limpiar su base de datos es después de hacer una explosión de correo o correo electrónico en toda la parroquia.  A menudo recibirá notificaciones devueltas por correo y/o notificaciones por correo electrónico rebotadas. Enviaremos a nuestros usuarios una lista de correos electrónicos rebotados semanalmente, así que por favor aproveche esta oportunidad para actualizar su familia y / o mensajes de correo electrónico de registro de miembros. ( ¿Cuáles son las razones más comunes para que los correos electrónicos reboten?  )  
  • Cuando se trata de mantener una base de datos en buen estado, la coherencia es clave.  Hacer pequeñas cosas como parte de sus tareas diarias regulares le ayudará a mantener actualizada la información de su feligres.  Mirarlo diariamente asegurará que no se convierta en una tarea masiva.
  • Considere la posibilidad de usar la función Portal miembro.   (Cómo invitar a los feligreses al Portal de Miembros) Esto permitirá a sus feligreses actualizar su propia información de contacto salvando los valiosos recursos de la parroquia. 
  • Compruebe los datos de vez en cuando comprobando si hay campos de dirección vacíos, direcciones de correo electrónico no válidas, campos de saludo  se rellenan correctamente y de forma coherente en todos los registros.  Esto se puede hacer mediante el uso de la  Familia y la función de descarga de miembros.   (  Descarga de registros de familias, miembros y comités)  
  • Revise todos sus datos para registros familiares y de miembros duplicados ( ¿Cuál es la mejor manera de encontrar registros familiares duplicados? ) Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente para combinar registros duplicados.
  • Cuando llame a un feligres y mientras tenga la familia o el registro del miembro abierto y descubra que no tienen un correo electrónico o un teléfono de texto, aproveche esta oportunidad para obtener información actualizada.
  • Utilice la función Etiquetas y  comités familiares para agrupar familias y miembros específicos del grupo con los que necesite   ponerse en contacto regularmente.  Por ejemplo, cree un grupo para las familias que reciban el boletín por correo y/o creen grupos de ministerio para los miembros de su parroquia.