Generación de etiquetas de correo desde la descarga de Excel

Este artículo explicará cómo generar etiquetas de correo a partir de los registros de familia,  miembro  o  comité.  

 

Generación del Origen de Datos

 

El primer paso para generar etiquetas de correo es generar la fuente de datos descargando los registros de Familia,  Miembro  o  Comité.   Si necesita orientación sobre cómo descargar estos registros, haga clic en este enlace. ( Descargar registros de miembros de la familia, miembros y comités  ).

 

 

Combinación de Microsoft Mail para crear etiquetas

 

1. Abra un nuevo documento de Word.  Asegúrese de que está configurado en modo Retrato.

 

2. Vaya a Correos  y seleccione Asistente de combinación de correspondencia paso a paso desde el menú desplegable Correos como se muestra a continuación. El asistente de  Combinacion de correspondencia abrirá una ventana a la derecha. 

 

3. Haga  clic en el botón Etiquetas.  Vaya a la parte inferior del cuadro Combinar correspondencia y haga clic en  Siguiente: Inicio del documento.


 

4. Vaya a Opciones de etiqueta y aparecerá un cuadro de opciones de etiqueta.  Seleccione  30 por página y asegúrese de seleccionar la etiqueta que tiene la altura de 1" y el ancho de 2,63  en 8,5" x  11" tamaño de la página.  Esta es la etiqueta estándar de 30 por página.   Siguiente: Seleccione Destinatarios.



 

5. Ahora va a seleccionar el documento de origen de datos que descargó de los registros de la familia, miembro o  comité.    Este es el archivo que contiene los nombres y  direcciones de familia  o  miembro que utilizará para crear sus etiquetas de correo. Va a utilizar un documento existente y hará clic en navegar... Aparecerá un cuadro de origen de datos seleccionado.  Ahora tendrás que localizar dónde guardaste el archivo y tendrás que saber el nombre del archivo que estás buscando. Una vez que lo encuentre y seleccione, hará clic en  Abrir.

 

Nota: Si está utilizando la descarga del miembro,  buscará el nombre de los miembros y si está utilizando la descarga de miembro de Comité, buscará el informe de comités.  



 

6. Si aparece un cuadro - Seleccionar tabla, asegúrese de que la tabla correcta (archivo Excel) esté seleccionada y haga clic en Aceptar.


 

7. Aparecerá una lista de destinatarios de combinación de correspondencia.  Si no ordenó el archivo cuando descargó aquí es donde puede refinar su búsqueda y seleccionar solo aquellos para los que desea crear etiquetas de correo. Si desea filtrar ciertos feligreses, haga clic en  Filtrar  u  Ordenar cuando aparezca el cuadro Destinatario de combinación de correspondencia.



8. Haga clic en el paso 4 de 6 y organice sus etiquetas.  Asegúrese de que el cursor esté configurado en el cuadro superior izquierdo (el cuadro en blanco).  Haga clic en el bloque Dirección y aparecerá el  bloque Insertar dirección.   Puede ver en este  ejemplo en particular que la etiqueta contiene todos los campos correctos para una etiqueta de correo.  Si faltara la dirección,  haría clic en el cuadro Coincidir campos y seleccionaría el campo que faltaba y pulse  OK.  Si la etiqueta parece correcta, presione Aceptar y haga clic en el cuadro Actualizar todas las etiquetas.   Si no pulsa este botón y pasa al siguiente paso, las etiquetas restantes no se rellenarán.


 

9. Una solicitud común es agregar el número de presupuesto a la etiqueta de correo.  Coloque el cursor en la primera línea antes de agregar el cuadro de dirección y haga clic en Más  elementos.  Seleccione  Presupuesto y pulse Insertar.  Mueva el cursor a la siguiente línea y haga clic en el bloque de direcciones.  Haga clic en  Actualizar todas las etiquetas.




10. Complete la fusión  (esto crea todas sus etiquetas) y haga clic en Editar etiquetas individuales.  Aparece una combinación con un nuevo cuadro de documento.  Seleccione  Todo y pulse Aceptar. Se ha creado un nuevo documento de Word con todas sus etiquetas.  El último paso sería  Guardar como (nombre el archivo y asegúrese de saber dónde lo guardó).  Este archivo de etiqueta se ha guardado permanentemente y puede editar el archivo como lo haría con cualquier otro archivo de Word.