En este artículo se explica cómo generar etiquetas de correo desde el archivo de descarga de Excel de registro familiar. Aprenderá a descargar el documento y como ordenar los datos para que pueda imprimir etiquetas para varios estatus de familia y/o imprimir etiquetas para un solo estatus de familia. En este ejemplo particular crearemos etiquetas para las familias con el estatus activo, colaborador y visitante.


Generar La Fuente de datos


1. ir a la familia > búsqueda de la familia > restablecer > buscar. En el cuadro de búsqueda familiar, cambie el estado de Activo Para todo. Haga clic en el botón de búsqueda. Todas sus familias serán listadas.



2. una vez que todas las familias han sido seleccionadas, hará clic en el botón de descarga. Esto descargará todas las familias en su base de datos. Antes de descargar, puede elegir seleccionar el formato CSV * o XLSX *. Este documento se descargará automáticamente en su archivo de descarga y automáticamente se le dará el nombre "familias". Puede cambiar el nombre del documento antes de presionar el botón de descarga.

* Consejo: Si está formateando el archivo de descarga, es posible que desee guardar el archivo como un archivo (*. xlsx) que guardará el contenido y cualquier formato de cambios que ha realizado.


3. cuando el documento se ha descargado, haga clic en habilitar la edición. Ahora puede abrir el documento y ordenar los datos por estado. Para ello, seleccione toda la base de datos (incluidos los encabezados). Se debe resaltar toda la base de datos. Vaya a ordenar y filtrar y seleccione ordenación personalizada.




4. querrá ordenar su archivo por estatus. Asegúrese de marcar "mis datos tienen encabezados". Desea que los encabezados permanezcan en su lugar como encabezados



5. una vez que los datos se han ordenado, desplazarse a través de la base de datos para ver qué estatuses existen en la base de datos y elegir para los que desea imprimir etiquetas. En este ejemplo tenemos 6 estatuses. Vamos a imprimir etiquetas para Active Activo Colaborador (Contribiudor) y visitante (Visitante). Nota: observará que el nombre de estatus entre paréntesis es cómo se etiqueta el estado en la descarga. Tome nota de esto porque tendrá que usar estos nombres exactos cuando esté haciendo la combinación de etiquetas.


Método alternativo: los otros estatuses que se incluyen en esta descarga particular son: fallecidos, inactivos y movidos. No queremos enviar etiquetas a estas familias. Si desea eliminar el fallecido, inactivo y movido (resaltando las filas que contienen estos estatuses y pulse eliminar filas) puede hacerlo en este momento. Asegúrese de guardar el documento editado. Cuando se combina el origen de datos con el documento de etiqueta de Word, puede utilizar el origen de datos completo porque ya los ha eliminado. 


Una vez que haya realizado cambios en el documento, asegúrese de guardarlo y recordar dónde se encuentra en su computadora.


Microsoft Mail Merge Para Crear etiquetas


1. Abra un nuevo documento de Word. Asegúrese de que esté ajustado en el modo retrato.

2. Vaya a mailings y seleccione Asisstente de paso a paso de combinación de correspondencia desde el menu desplegable mailings como se muestra a continuación. El Asistente para combinar correspondencia abrirá una ventana a la derecha.


3. Haga clic en el botón Etiquetas. Vaya a la parte inferior del cuadro combinar correspondencia y pulse: siguiente: Inicio del documento.



4. vaya a opciones de etiqueta y un cuadro de opción de etiqueta aparecerá. Seleccione 30 por página y asegúrese de seleccionar la etiqueta que tiene la altura de 1"y el ancho de 2.63" en pagina de Tamaño 8.5"x11". Esta es la etiqueta estándar de 30 etiquetas por página.




5. ahora va a seleccionar su documento de origen. Este es el docmento que contiene los nombres de familia y las direcciones que va a utilizar para crear sus etiquetas de correo. Va a utilizar un documento existente y hará clic en examinar... Aparecerá un cuadro de origen de datos seleccionado. Ahora tendrá que localizar donde guardó el archivo y tendrá que saber el nombre del archivo que está buscando. Una vez que lo encuentre y seleccione, hará clic en abrir.




6. Si aparece un cuadro seleccionar tabla, asegúrese de que la tabla correcta (documento de Excel) está seleccionada y haga clic en Aceptar.



7. aparecerá una lista de destinatarios de combinación de correspondencia. Aquí es donde puede filtrar solo aquellos para los que desea crear etiquetas de correo. (Si eliminaste las filas de feligreses que no querías entonces puedes aceptar y pasar al siguiente paso.)


Si desea filtrar algunos feligreses, haga clic en filtrar cuando aparezca el cuadro destinatario de la combinación de correspondencia. Rellene los estatuses que identificó anteriormente. En este ejemplo queremos imprimir etiquetas para activo (activo), colaborador (contribiudor) y visitante (visitante). Asegúrese de utilizar el nombre de estatus que aparece en el documento de Excel. Asegúrese de usar "OR" y no "AND". Haga clic en Aceptar.


8. Haga clic en el paso 4 de 6 y organice sus etiquetas. Asegúrese de que el cursor esté establecido en el cuadro superior izquierdo (el cuadro en blanco). Haga clic




9. se puede ver en este ejemplo particular que la etiqueta contiene todos los campos correctos para una etiqueta de envío. Si le faltaba la dirección, haga clic en el cuadro de campos de coincidencia y seleccione el campo que faltaba y pulse Aceptar.

  Si la etiqueta se ve correctamente, pulse Aceptar y haga clic en el cuadro actualizar todas las etiquetas. Si no pulsa este botón y va al siguiente paso, las etiquetas restantes no se rellenarán.


10. una solicitud común es agregar el número de presupuesto a la etiqueta de correo. Coloque el cursor en la primera línea antes de agregar la caja de dirección y Haga clic en más elementos. Seleccione presupuesto y pulse Insertar. Mueva el cursor a la siguiente línea y haga clic en el bloque de direcciones. Haga clic en actualizar todas las etiqueta en el bloque de direcciones y aparecerá la siguiente pantalla.



11. 

Complete la fusión (esto crea todas sus etiquetas) y haga clic en editar etiquetas individuales. Aparece una combinación en un nuevo cuadro de documento. Selecciona todo y pulsa OK. Se ha creado un nuevo documento de Word con todas las etiquetas. El paso final sería guardar el documento (nombrar el documento y asegúrese de saber dónde lo guardó). Este documento de etiqueta se ha guardado permanentemente y se puede editar como lo haría con cualquier otro documento de Word.