Este artículo también está disponible a través de un video de 4 minutos que proporciona más detalles sobre el proceso. Vídeo:  Entrada de contribución por lotes

 

Creación de un nuevo lote

 

1. Desplácese hasta Recaudación de fondos >Contribuciones por lotes.  Desde allí podrá ver las  pestañas Lotes no registrados  y  Lotes registrados.   Para iniciar un nuevo lote, haga clic en el vínculo Nuevo lote.  

 

2. En la pestaña Información de lote, deberá rellenar los siguientes campos.

  • Al hacer clic en la flecha hacia abajo, puede seleccionar un único fondo o elegir la opción de fondo (Múltiple) que le permitirá introducir el lote para varios fondos.
  • Especifique una fecha para el lote.  Las iglesias pueden vincular esta fecha al día de la misa, la fecha en que se hizo el depósito o incluso la fecha en que está ingresando el lote.
  • En el campo Servicio, puede vincular las transacciones por lotes a una misa o servicio específico.  Para obtener información sobre cómo crear sus opciones de servicio, haga clic en este enlace (Creación de programacion de misa)
  • El campo Descripción es opcional.
  • Puede seleccionar la Información de Control basada en sus procedimientos internos de la iglesia o que su Diócesis haya definido qué controles le gustaría que siguiera.  Tienes 3 opciones.  A continuación, puede introducir  Ninguno,  Solo importes  (introduzca un importe total de $ para el lote) o  Estándar  (introduzca un importe total de $ para el lote y el número total de transacciones).  en el importe total de control del lote.  Si elige establecer un control, sus datos reales tendrán que ser iguales a los valores que definió al crear el lote.  Si no son iguales entre sí, entonces usted no podra publicar  su lote.
  • Haga clic en Crear  situado en la parte inferior de la pantalla.

 

 

Para introducir transacciones, haga clic en la pestaña Contribuciones.   En el campo Nombre de familia,  puede introducir un presupuesto/númerode sobre  o el  apellido .  A medida que escriba letras/números, comenzará a aparecer una lista de familias.  Si el que desea está en la parte superior de la  lista puede pulsar el botón de pestaña para seleccionar y el botón de pestaña seleccionará automáticamente esa familia y le llevará al campo Cantidad.   Introduzca la cantidad y pulse Intro y el cursor volverá al cuadro de familia para que pueda continuar con sus entradas.




Observará el botón Guardar  junto al campo de importe. Tiene un menú desplegable asociado.  Si hace clic en él puede mostrar / ocultar comentarios  o  publicar.  Aparecerán dos campos opcionales denominados  Referencia  y  Comentarios.   Estos campos se pueden utilizar para números de cheques y notas relacionadas con la transacción.                  (Contribuciones - Registrar números de cheques y comentarios )  HYPERLINK "https://gabrielsoft.freshdesk.com/en/support/solutions/articles/33000215282-contributions-record-check-numbers-and-comments" \t "_blank"  

 

Cuando haya terminado de introducir transacciones, estará listo para registrar.  Si los totales de control coinciden y estás listo para publicar, puedes seleccionar  Publicar en el menú desplegable Guardar.   Aparecerá la pantalla Post Batch  para confirmar tu intención de publicar. Pulse el botón Publicar  para completar.

 

Cuando se encuentra en un lote (publicado o no publicado) aparecerá un vínculo Descargar  en la parte superior.  Al hacer clic en este botón Descargar le permitirá descargar las transacciones.  Este informe .csv puede ser su informe de conciliación de contabilización.

 

Nota: Si después de registrar el lote encuentra que ha cometido un error, puede volver a abrir el lote yendo a Recaudación de fondos >  Contribuciones por lotes > ficha Lotes registrados  > haga clic en el número de lote para abrir.  Cuando se encuentra en la pestaña Información de lote, haga clic en Anular publicación  . Realice las correcciones necesarias y  publique.



 

Clonación de un lote

 

A veces, una parroquia puede tener un grupo de donaciones que ocurren cada semana o mensualmente.  Para obtener instrucciones sobre cómo clonar  un lote, haga clic en este enlace.    Clonación por lotes de contribución )